Begleitprotokoll Diplomarbeit: Beispiel & Vorlage für die BHS

Grundlagen

Was ist das Begleitprotokoll einer Diplomarbeit?

Das Begleitprotokoll ist die persönliche Dokumentation deiner Arbeit an der Diplomarbeit. Es begleitet den Entstehungsprozess von der tatsächlichen Bearbeitung des genehmigten Themas bis zur Fertigstellung.

Nach der österreichischen Prüfungsordnung für berufsbildende mittlere und höhere Schulen muss die Erstellung der Arbeit in einem von der Prüfungskandidatin beziehungsweise dem Prüfungskandidaten geführten Begleitprotokoll dokumentiert werden.

Mindestens müssen daraus folgende Bereiche hervorgehen:

Arbeitsablauf während der Erstellung,
verwendete Hilfsmittel und
erhaltene Hilfestellungen.

Wird bei der Erstellung eine KI-Anwendung eingesetzt, muss auch deren Nutzung kenntlich gemacht werden.

Merksatz zum Begleitprotokoll

Das Begleitprotokoll zeigt nicht nur, was am Ende entstanden ist, sondern wie deine individuelle Diplomarbeit entstanden ist.

Geltungsbereich

Für welche Diplomarbeit gilt dieses Begleitprotokoll?

Dieser Artikel behandelt ausschließlich das Begleitprotokoll im Zusammenhang mit der Diplomarbeit an berufsbildenden höheren Schulen in Österreich.

Dazu gehören beispielsweise Diplomarbeiten an:

HTL,
HAK,
HLW,
BAfEP sowie
anderen berufsbildenden höheren Schulformen.

Für abschließende Arbeiten anderer Schulformen können andere rechtliche und organisatorische Vorgaben gelten. Deshalb solltest du Vorlagen aus unterschiedlichen Schultypen nicht ungeprüft miteinander vermischen.

BHS und AHS/ABA getrennt behandeln

Diese Anleitung bezieht sich auf die BHS-Diplomarbeit nach der Prüfungsordnung BMHS. Verwende sie nicht automatisch als Vorlage für eine abschließende Arbeit an einer AHS.

Pflicht

Ist das Begleitprotokoll bei der Diplomarbeit verpflichtend?

Ja. Bei der hier behandelten BHS-Diplomarbeit ist das Begleitprotokoll verpflichtend.

Es wird von der jeweiligen Prüfungskandidatin beziehungsweise dem jeweiligen Prüfungskandidaten selbst geführt und der schriftlichen Arbeit bei der Abgabe beigelegt.

Das bedeutet zugleich: Bei einer Diplomarbeit im Team reicht nicht ein gemeinsames Protokoll für die gesamte Gruppe aus.

Jede Person führt ein eigenes Protokoll

Auch wenn mehrere Personen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, muss der individuelle Arbeitsprozess jeder einzelnen Person nachvollziehbar dokumentiert werden.

Inhalt

Was gehört in das Begleitprotokoll der Diplomarbeit?

Das Begleitprotokoll soll den tatsächlichen Arbeitsprozess nachvollziehbar abbilden. Eine reine Liste mit Datumsangaben ohne erkennbare Tätigkeiten reicht dafür kaum aus.

Eine sinnvolle Dokumentation kann folgende Angaben enthalten:

Angabe	Was dokumentierst du?
Datum	wann die Tätigkeit durchgeführt wurde
Zeitaufwand	wie lange du an diesem Arbeitsschritt gearbeitet hast
Tätigkeit	welche konkrete Aufgabe du bearbeitet hast
Ergebnis	was aus dem Arbeitsschritt hervorgegangen ist
Entscheidungen	welche wichtigen fachlichen oder organisatorischen Entscheidungen getroffen wurden
Hilfsmittel	welche Software, Datenbanken, Geräte oder anderen Werkzeuge verwendet wurden
Hilfestellungen	von wem beziehungsweise wodurch Unterstützung erfolgte
Besprechungen	Inhalte und wesentliche Ergebnisse von Team- oder Betreuungsgesprächen
nächster Schritt	welche Aufgabe anschließend bearbeitet werden soll

Pflichtangaben und sinnvolle Zusatzangaben unterscheiden

Rechtlich zentral sind insbesondere Arbeitsablauf sowie verwendete Hilfsmittel und Hilfestellungen. Angaben wie Ergebnis, Entscheidung oder nächster Schritt helfen zusätzlich dabei, den Arbeitsprozess verständlich zu dokumentieren.

Arbeitszeit

Arbeitsablauf und Zeitaufwand dokumentieren

Der Arbeitsablauf sollte erkennen lassen, wann und wie lange du tatsächlich an deiner Diplomarbeit gearbeitet hast.

Ein Eintrag wie:

„15. Oktober – an Diplomarbeit gearbeitet“

ist dafür wenig aussagekräftig.

Besser ist beispielsweise:

Beispiel für einen konkreten Eintrag

15.10., 16:00–18:30 Uhr: Literaturrecherche zu digitalen Kundenbindungssystemen durchgeführt. Sechs wissenschaftliche Quellen geprüft, drei relevante Artikel in die Literaturverwaltung aufgenommen und zentrale Aussagen für Kapitel 2.2 exzerpiert.

Dadurch wird nicht nur die Dauer, sondern auch das Ergebnis des Arbeitsschritts sichtbar.

Hilfsmittel

Welche Hilfsmittel musst du im Begleitprotokoll angeben?

Hilfsmittel sind Werkzeuge und Ressourcen, die du bei der Erstellung deiner Diplomarbeit einsetzt.

Dazu können beispielsweise gehören:

Textverarbeitungsprogramme,
Literaturverwaltungsprogramme,
Statistiksoftware,
CAD-Programme,
Programmierwerkzeuge,
Online-Datenbanken,
Übersetzungsprogramme,
Transkriptionssoftware,
Messgeräte oder Laborgeräte,
KI-Anwendungen.

Beispiel

„Für die statistische Auswertung der Befragungsdaten wurde SPSS verwendet.“

oder:

„Die Literatur wurde mit Zotero verwaltet; die Recherche erfolgte über die Bibliotheksdatenbank der Schule und Google Scholar.“

Nachvollziehbarkeit ist entscheidend

Du musst nicht jede alltägliche Computerfunktion beschreiben. Dokumentiere diejenigen Hilfsmittel, die für den tatsächlichen Arbeitsprozess und die Entstehung deiner Leistung relevant sind.

KI dokumentieren

KI-Nutzung im Begleitprotokoll der Diplomarbeit angeben

Die aktuelle Prüfungsordnung sieht ausdrücklich vor, dass die Nutzung einer KI-Anwendung kenntlich gemacht werden muss.

Für eine transparente Dokumentation solltest du deshalb nicht lediglich „KI verwendet“ eintragen. Sinnvoll ist, den Einsatz so zu beschreiben, dass seine Funktion nachvollziehbar bleibt.

Praktisch kannst du dokumentieren

welches KI-Werkzeug verwendet wurde,
für welchen Arbeitsschritt es eingesetzt wurde,
welche Art von Unterstützung erfolgte und
wie du das Ergebnis anschließend geprüft oder weiterbearbeitet hast.

Beispiel für einen KI-Eintrag

18.11., 45 Minuten: KI-Anwendung zur Entwicklung möglicher Suchbegriffe für die Literaturrecherche verwendet. Vorgeschlagene Begriffe anschließend selbstständig in wissenschaftlichen Datenbanken geprüft und relevante Quellen manuell ausgewählt.

Dokumentation ersetzt keine Eigenleistung

Die Kennzeichnung einer KI-Anwendung macht deren Einsatz transparent. Sie ändert jedoch nichts daran, dass die Diplomarbeit eine individuell zurechenbare und selbstständig erbrachte Prüfungsleistung bleiben muss.

Unterstützung

Hilfestellungen korrekt dokumentieren

Neben technischen Hilfsmitteln müssen auch erhaltene Hilfestellungen nachvollziehbar angegeben werden.

Eine Hilfestellung kann beispielsweise erfolgen durch:

die Betreuungslehrperson,
andere Teammitglieder,
externe Kooperationspartner,
Fachpersonen aus einem Unternehmen,
Unterstützung bei technischen Problemen,
sprachliches Feedback oder Korrekturhinweise.

Beispiel Betreuung

„Im Betreuungsgespräch wurde empfohlen, die Forschungsfrage stärker auf österreichische KMU einzugrenzen. Die Abgrenzung wurde anschließend überarbeitet.“

Beispiel externer Partner

„Der Ansprechpartner des Kooperationsunternehmens erklärte die vorhandene Maschinensteuerung und stellte technische Dokumentationen für die weitere Analyse zur Verfügung.“

Hilfestellung ist nicht automatisch problematisch

Der Sinn des Begleitprotokolls besteht gerade darin, Unterstützung transparent zu machen. Entscheidend bleibt, dass deine eigene Leistung klar erkennbar ist.

Teamprojekt

Begleitprotokoll bei einer Diplomarbeit im Team

Bei BHS-Diplomarbeiten arbeiten häufig mehrere Personen an einem gemeinsamen Projekt. Trotzdem führt jedes Teammitglied ein eigenes Begleitprotokoll.

Gemeinsame Termine dürfen selbstverständlich in mehreren Protokollen vorkommen. Der jeweilige Eintrag sollte jedoch erkennen lassen, welchen Beitrag du persönlich geleistet hast.

Beispiel einer Teambesprechung

Zu allgemein:

„Teammeeting durchgeführt.“

Besser:

„Teammeeting zur Schnittstelle zwischen Datenbank und Webanwendung. Gemeinsam wurden Datenfelder und Übergabeformat festgelegt. Mein Arbeitspaket: Anpassung des Datenmodells und Erstellung der Schnittstellenbeschreibung bis 12. Dezember.“

Gemeinsamer Termin – individuelle Leistung

Dokumentiere bei Teamterminen nicht nur, dass ein Gespräch stattgefunden hat. Halte fest, welche Entscheidungen daraus für dein eigenes Thema beziehungsweise Arbeitspaket entstanden sind.

Betreuung

Begleitprotokoll und Betreuungsprotokoll unterscheiden

Begleitprotokoll und Betreuungsprotokoll dokumentieren denselben Diplomarbeitsprozess aus unterschiedlichen Perspektiven.

	Begleitprotokoll	Betreuungsprotokoll
geführt von	Prüfungskandidatin beziehungsweise Prüfungskandidat	Betreuungslehrperson
Fokus	eigener Arbeitsprozess	Betreuungsprozess und Arbeitsfortschritt
typische Inhalte	Tätigkeiten, Arbeitszeiten, Hilfsmittel, Hilfestellungen	Betreuungsgespräche und wesentliche Beobachtungen
Zuordnung	individuell pro Teammitglied	Aufzeichnungen der Betreuung für die jeweilige Person
Abschluss	wird der schriftlichen Arbeit beigelegt	wird dem Prüfungsprotokoll angeschlossen

Nicht dasselbe Dokument

Du musst nicht das Betreuungsprotokoll deiner Lehrperson nachbilden. Dein Begleitprotokoll dokumentiert deine eigene Tätigkeit und die erhaltenen Hilfestellungen.

Beispiel

Begleitprotokoll Diplomarbeit – Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt, wie mehrere typische Arbeitsschritte dokumentiert werden können. Die Einträge sind fiktiv und müssen an dein eigenes Projekt angepasst werden.

Datum / Zeit	Tätigkeit und Ergebnis	Hilfsmittel	Hilfestellung / Entscheidung
03.10. 2 Std.	Literaturrecherche zur Kundenbindung durchgeführt; fünf relevante Fachartikel ausgewählt und exzerpiert.	Bibliotheksdatenbank, Zotero	keine externe Hilfestellung
10.10. 45 Min.	Betreuungsgespräch zur Eingrenzung der Forschungsfrage. Untersuchungsgruppe auf österreichische KMU begrenzt.	Exposé, bisherige Literatur	fachlicher Hinweis durch Betreuungslehrperson
18.10. 1,5 Std.	Interviewleitfaden überarbeitet und Fragen nach Themenbereichen geordnet.	Word, Fachliteratur	Feedback eines Teammitglieds zur Verständlichkeit einzelner Fragen
02.11. 2 Std.	Erstes Experteninterview durchgeführt und anschließend Gesprächsnotizen ergänzt.	Audioaufnahme, Interviewleitfaden	Interviewpartner stellte zusätzlich interne Prozessinformationen bereit
08.11. 1 Std.	Mögliche Kategorien für die qualitative Auswertung gesammelt und anschließend mit der Literatur abgeglichen.	KI-Anwendung zur Ideensammlung; wissenschaftliche Quellen zur Prüfung	KI-Nutzung dokumentiert; Kategorien anschließend selbst geprüft und angepasst
20.11. 2,5 Std.	Ergebniskapitel zu Kategorie „organisatorische Herausforderungen“ geschrieben und Interviewstellen zugeordnet.	Word, Transkripte	keine externe Hilfestellung

Ein guter Eintrag beantwortet vier Fragen

Wann hast du gearbeitet? Was hast du gemacht? Welches Ergebnis entstand? Welche Hilfsmittel oder Hilfestellungen wurden verwendet?

Laufende Dokumentation

Wann solltest du das Begleitprotokoll ausfüllen?

Das Begleitprotokoll sollte laufend während der Erstellung geführt werden.

Eine nachträgliche Rekonstruktion kurz vor der Abgabe ist problematisch, weil:

Arbeitszeiten nur noch geschätzt werden können,
kleinere, aber wichtige Entscheidungen vergessen werden,
erhaltene Hilfestellungen nicht mehr vollständig nachvollziehbar sind,
Team- und Betreuungsgespräche nicht mehr präzise rekonstruiert werden können und
der tatsächliche Projektverlauf verzerrt dargestellt werden kann.

Praktische Routine

Plane nach jeder größeren Arbeitseinheit zwei bis fünf Minuten für einen kurzen Protokolleintrag ein. Bei Team- oder Betreuungsgesprächen solltest du den Eintrag möglichst unmittelbar danach ergänzen.

Protokollieren statt rekonstruieren

Ein kurzer Eintrag unmittelbar nach der Tätigkeit ist zuverlässiger als eine umfangreiche Rekonstruktion mehrere Monate später.

Format

Muss das Begleitprotokoll in einer bestimmten Form geführt werden?

Auf der offiziellen BHS-Website steht ein Beispiel für ein Begleitprotokoll zur Verfügung. Gleichzeitig weisen die dort veröffentlichten Erläuterungen darauf hin, dass auch andere Formen der laufenden Dokumentation möglich sein können.

Beispiele sind:

tabellarisches Begleitprotokoll,
Projektmanagementsystem mit Aufgaben- und Zeitverwaltung,
digitale Arbeitsdokumentation,
kombinierte Dokumentation aus Aufgaben-, Meeting- und Zeitprotokollen.

Welche Form du tatsächlich verwenden sollst, solltest du mit deiner Betreuungslehrperson beziehungsweise deiner Schule abstimmen.

Schulvorlage hat Vorrang

Wenn deine Schule eine bestimmte Vorlage oder ein digitales System verbindlich vorgibt, verwendest du diese Form. Eine allgemeine Vorlage aus dem Internet dient dann nur als zusätzliche Orientierung.

Vorlage

Begleitprotokoll Diplomarbeit – Word- und PDF-Vorlage

Eine gute Vorlage sollte dir das Dokumentieren erleichtern, ohne den tatsächlichen Arbeitsprozess vorzugeben.

Für eine praktische 1a-Studi-Vorlage eignen sich beispielsweise folgende Felder:

Datum,
Beginn und Ende beziehungsweise Dauer,
Arbeitsschritt,
erzieltes Ergebnis,
wichtige Entscheidung,
verwendete Hilfsmittel,
KI-Nutzung,
erhaltene Hilfestellung,
Team- beziehungsweise Betreuungsgespräch,
nächster Arbeitsschritt.

Begleitprotokoll Diplomarbeit – Beispiel und Vorlage

Word-Vorlage herunterladen Beispiel-PDF öffnen

Beurteilung

Welche Bedeutung hat das Begleitprotokoll für die Beurteilung?

Das Begleitprotokoll unterstützt die Nachvollziehbarkeit deiner individuellen Leistung. Dies ist besonders wichtig, wenn eine Diplomarbeit im Team durchgeführt wird.

Für die Beurteilung kann dadurch beispielsweise nachvollzogen werden:

welche Aufgaben du selbstständig bearbeitet hast,
wie sich dein Arbeitsprozess entwickelt hat,
ob vereinbarte Arbeitsschritte und Meilensteine bearbeitet wurden,
welche Unterstützung du erhalten hast,
welche Hilfsmittel eingesetzt wurden und
wie deine individuelle Leistung zum Gesamtprojekt beiträgt.

Das Begleitprotokoll ersetzt dabei nicht die Diplomarbeit, die praktische beziehungsweise grafische Leistung oder die spätere Präsentation und Diskussion. Es ergänzt diese Leistungsnachweise um die Dokumentation des Entstehungsprozesses.

Prozess und Ergebnis zusammen denken

Eine Diplomarbeit wird nicht allein durch die Anzahl protokollierter Stunden besser. Entscheidend ist, dass Arbeitsprozess und fachliches Ergebnis nachvollziehbar zusammenpassen.

Fehler vermeiden

Häufige Fehler beim Begleitprotokoll

Das Protokoll wird erst vor der Abgabe erstellt

Dadurch entstehen ungenaue Zeitangaben und wichtige Tätigkeiten oder Hilfestellungen werden vergessen.

Die Tätigkeiten sind zu allgemein

Einträge wie „Recherche“, „geschrieben“ oder „Projektarbeit“ erklären nicht ausreichend, was tatsächlich bearbeitet wurde.

Nur die Arbeitszeit wird dokumentiert

Der Zeitaufwand ist relevant, aber auch Tätigkeit, Hilfsmittel und Hilfestellungen müssen nachvollziehbar werden.

Gemeinsame Teamarbeit wird nicht individuell zugeordnet

Beschreibe bei gemeinsamen Aufgaben, welchen eigenen Beitrag du geleistet hast.

Hilfestellungen werden verschwiegen

Das Begleitprotokoll soll erhaltene Unterstützung transparent dokumentieren. Unterstützung ist nicht automatisch ein Problem.

KI-Nutzung fehlt

Wenn eine KI-Anwendung verwendet wurde, muss ihre Nutzung im Rahmen der Dokumentation kenntlich gemacht werden.

Das Protokoll widerspricht dem tatsächlichen Projektablauf

Ein plausibles Begleitprotokoll stimmt mit Meilensteinen, Betreuungsgesprächen, Ergebnissen und der fertigen Diplomarbeit überein.

Finaler Begleitprotokoll-Check

Sind Datum und Zeitaufwand nachvollziehbar? Ist jede Tätigkeit konkret beschrieben? Sind Hilfsmittel, Hilfestellungen und KI-Nutzung transparent? Sind Teambeiträge individuell zugeordnet? Wurde das Protokoll laufend geführt? Dann erfüllt deine Dokumentation ihren eigentlichen Zweck.

Arbeitsprozess verbinden

Begleitprotokoll in die Planung der Diplomarbeit integrieren

Das Begleitprotokoll funktioniert am besten, wenn es nicht als zusätzliche Aufgabe neben deiner Diplomarbeit behandelt wird.

Verbinde die Dokumentation stattdessen mit deinem Arbeits- und Zeitplan:

Arbeitspaket beziehungsweise Tagesaufgabe festlegen,
Aufgabe durchführen,
Ergebnis sichern,
kurzen Begleitprotokoll-Eintrag erstellen,
nächsten Arbeitsschritt festlegen.

Zwei Minuten Dokumentation sparen später viel Zeit

Wenn du den Eintrag direkt nach einer Arbeitseinheit erstellst, bleibt das Begleitprotokoll aktuell und du musst vor der Abgabe keinen mehrmonatigen Arbeitsprozess rekonstruieren.

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Häufige Fragen & Antworten

FAQ zum Begleitprotokoll der Diplomarbeit

Was ist ein Begleitprotokoll bei einer Diplomarbeit?

Das Begleitprotokoll dokumentiert den persönlichen Arbeitsprozess während der Erstellung einer BHS-Diplomarbeit. Darin werden insbesondere Arbeitsablauf sowie verwendete Hilfsmittel und erhaltene Hilfestellungen festgehalten.

Ist das Begleitprotokoll der Diplomarbeit verpflichtend?

Ja. Bei der BHS-Diplomarbeit nach der Prüfungsordnung BMHS muss jede Prüfungskandidatin beziehungsweise jeder Prüfungskandidat ein eigenes Begleitprotokoll führen und dieses der schriftlichen Arbeit beilegen.

Was muss im Begleitprotokoll stehen?

Verpflichtend zu dokumentieren sind insbesondere Arbeitsablauf sowie verwendete Hilfsmittel und Hilfestellungen. Sinnvoll sind zusätzlich Datum, Arbeitsdauer, konkrete Tätigkeit, Ergebnisse, Entscheidungen sowie relevante Team- und Betreuungsgespräche.

Muss KI im Begleitprotokoll angegeben werden?

Ja. Nach der aktuellen Prüfungsordnung BMHS muss die Nutzung einer KI-Anwendung kenntlich gemacht werden. Sinnvoll ist zusätzlich zu dokumentieren, für welchen Arbeitsschritt die KI eingesetzt und wie ihr Ergebnis anschließend geprüft oder weiterbearbeitet wurde.

Führt das Team ein gemeinsames Begleitprotokoll?

Nein. Jedes Teammitglied führt ein eigenes Begleitprotokoll. Gemeinsame Besprechungen dürfen in mehreren Protokollen erscheinen, die individuelle Tätigkeit und der eigene Beitrag sollten jedoch jeweils nachvollziehbar bleiben.

Was ist der Unterschied zwischen Begleitprotokoll und Betreuungsprotokoll?

Das Begleitprotokoll führst du selbst und dokumentierst darin deinen Arbeitsprozess. Das Betreuungsprotokoll wird von der Betreuungslehrperson geführt und dokumentiert insbesondere die Betreuungsgespräche und den beobachteten Arbeitsfortschritt.

Wann muss ich das Begleitprotokoll führen?

Das Begleitprotokoll sollte von Beginn der tatsächlichen Erstellung an laufend geführt werden. Besonders sinnvoll ist ein kurzer Eintrag unmittelbar nach größeren Arbeitseinheiten, Teamterminen oder Betreuungsgesprächen.

Gibt es eine offizielle Vorlage für das Begleitprotokoll?

Auf der offiziellen österreichischen Website für Diplomarbeiten an berufsbildenden Schulen wird eine Begleitprotokoll-Vorlage angeboten. Kläre trotzdem mit deiner Betreuung beziehungsweise Schule, welche konkrete Form für deine Diplomarbeit verwendet werden soll.

Wird das Begleitprotokoll mit der Diplomarbeit abgegeben?

Ja. Das Begleitprotokoll ist der schriftlichen Diplomarbeit bei der Abgabe beizulegen.

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Begleitprotokoll der Diplomarbeit richtig führen

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